Facturile primite în SPV, într-un Excel, cu AI: rețeta testată

ChatGPT și Claude pot transforma facturile XML descărcate din SPV într-un tabel Excel corect. În testul nostru, pe cinci facturi alese ca să le încurce, ambele au extras toate sumele fără greșeală, chiar și cu un prompt simplu. Promptul de mai jos face tabelul același în fiecare lună și îți spune ce să verifici.

Ce îți trebuie

• Un asistent AI care primește fișiere și creează Excel: ChatGPT sau Claude. Am testat pe ChatGPT Plus și pe Claude Max. Planurile individuale plătite pornesc de la 20 de dolari pe lună, adică 93,53 lei fără TVA la cursul BNR din 1 octombrie 2026. Pe planurile gratuite nu am testat.
• Facturile din SPV, în XML. Fiecare factură se descarcă din SPV ca arhivă ZIP, cu XML-ul facturii și un fișier cu sigiliul electronic al ANAF. Dezarhivează și încarcă doar XML-ul facturii. Descarcă-le la timp: potrivit ghidului ANAF, fișierele stau în sistem 60 de zile de la publicare.
• Un sfert de oră pe lună pentru verificare.

Promptul de copiat

Ești asistentul contabil al firmei. Fișierele atașate sunt facturi primite în SPV, în format XML (e-Factura). Fă un singur tabel, câte un rând pe factură, cu coloanele: Furnizor; CUI furnizor; Număr factură; Tip document; Data emiterii; Data scadenței; Monedă; Valoare fără TVA; TVA; Total; TVA în lei; Cote TVA. Reguli:
1) copiază valorile din fișier, nu le recalcula și nu le rotunji;
2) facturile de stornare (tip 381) le treci cu minus;
3) la facturile în altă monedă păstrezi moneda facturii, iar „TVA în lei” îl iei doar din fișier;
4) dacă un câmp lipsește, lași celula goală, nu ghicești;
5) datele în format zz.ll.aaaa.
Dă-mi tabelul ca fișier Excel (.xlsx). La final, verifică pe fiecare rând că valoarea fără TVA plus TVA dă totalul și scrie separat orice nepotrivire sau lucru neobișnuit.

Regulile 2–4 acoperă locurile în care un tabel de facturi iese de obicei greșit. Ultima frază îți dă lista de verificat.

Ce am testat

Pe 2 octombrie 2026 am scris cinci facturi XML fictive, în formatul e-Factura, primite de aceeași firmă fictivă din Iași:

1. o factură simplă, cu TVA 21%;
2. o factură de catering cu două cote de TVA: 11% la mâncare, 21% la transport;
3. o factură în euro, cu TVA-ul declarat și în lei;
4. o stornare (tip 381) care reduce prima factură cu 200 de lei plus TVA;
5. o factură de la un furnizor neplătitor de TVA, fără dată de scadență.

Le-am dat la două unelte, fiecare în conversație nouă, de două ori: o dată cu un prompt simplu („Fă-mi un tabel Excel cu datele din aceste facturi”), o dată cu promptul de mai sus.

	Prompt simplu	Promptul-rețetă
ChatGPT (plan Plus, modul Chat, efort mediu)	Toate sumele corecte; stornarea cu minus; euro păstrat separat. Fără coloana „TVA în lei”	Toate sumele corecte, toate coloanele cerute, verificarea pe fiecare rând
Claude (plan Max, Opus 5.5)	Toate sumele corecte; a convertit singur factura în euro în lei, la cursul de pe factură, și a spus asta	Toate sumele corecte, toate coloanele cerute, verificarea și observații utile

Niciuna dintre cele patru rulări n-a inventat o sumă, o dată sau o cotă de TVA. La factura fără scadență, celula a rămas goală de fiecare dată.

Ce au făcut bine și ce urmărești

Cazurile grele au ieșit corect. Stornarea a apărut cu minus, cele două cote de TVA au fost separate, iar factura în euro a rămas în euro, cu TVA-ul în lei preluat din fișier (533,53 lei).

Fără reguli, fiecare unealtă hotărăște singură. Cu promptul simplu, Claude a transformat factura în euro în lei și a adunat-o la total: 7.263,63 lei. E un calcul corect, dar e decizia lui, nu a ta. ChatGPT a ținut euro separat. Dacă tabelul merge la contabil în fiecare lună, vrei aceleași coloane și aceleași reguli de fiecare dată.

CUI-ul a ieșit fără „RO”. Cu promptul-rețetă, ambele au trecut codul fiscal fără prefix, pentru că furnizorul neplătitor de TVA nu are cod cu RO. Claude a explicat alegerea. Dacă ai nevoie de codul de TVA, cere-l în prompt ca o coloană separată (varianta asta nu am testat-o).

Verifică formatul datelor. În previzualizarea din ChatGPT, datele apăreau ca numere (de exemplu, 46268 în loc de 03.09.2026). Când deschizi fișierul, verifică dacă coloana e formatată ca dată.

Citește observațiile de la final. Claude a semnalat că stornarea are o dată de scadență, lucru neobișnuit pentru un document care reduce o factură. Exact asta trebuie să afle contabilul.

Cum lucrezi lunar

1. Descarcă facturile primite din SPV pentru luna încheiată, înainte să treacă cele 60 de zile.
2. Dezarhivează și păstrează doar XML-urile facturilor.
3. Încarcă-le într-o conversație nouă cu promptul de mai sus.
4. Compară numărul de rânduri cu numărul de facturi din SPV și totalul cu ce știi că ai plătit.
5. Trimite tabelul contabilului, împreună cu lista de observații.

Ce nu faci

• Nu înlocui arhiva. Tabelul e o unealtă de lucru. Păstrează XML-urile descărcate din SPV, nu doar Excel-ul.
• Nu trimite facturile fără să te gândești la date. Facturile de la persoane fizice autorizate pot conține date personale. Vezi ce ai voie să trimiți către modele externe.
• Nu lăsa AI-ul să decidă tratamentul fiscal. Ce TVA deduci, în ce cont intră o cheltuială, cum înregistrezi o stornare: astea rămân la contabil. Detalii în ghidul despre e-Factura și AI.
• Nu presupune că merge la fel pe PDF-uri scanate. Am testat doar XML-uri, care au datele structurate. O factură scanată se citește mai greu și poate ieși cu greșeli.

---

Surse: test propriu pe ChatGPT (plan Plus) și Claude (plan Max, Opus 5.5), 2 octombrie 2026, cu cinci facturi XML fictive scrise de redacție; ghidul ANAF privind utilizarea sistemului RO e-Factura (disponibilitatea fișierelor 60 de zile); ghidul Folositor.ro despre descărcarea facturilor (sursă secundară: arhiva ZIP cu XML-ul facturii și sigiliul ANAF); cursul de referință BNR pentru 1 octombrie 2026.

Verificat editorial de Radu Druță, 2 octombrie 2026.