n8n cloud sau self-host?

Pentru început, cloud — eviți întreținerea. Planul Starter e ~20–24 EUR/lună (în jur de 2.500 de execuții), Pro ~50–60 EUR/lună (~10.000 execuții); prețul variază ușor între surse, verifică pe n8n.io/pricing chiar înainte de a te baza pe el, se schimbă des. Self-hosted (Community Edition) e gratuit, plătești doar VPS-ul (~5–20 EUR/lună) și nu ai limită de execuții — util la volume mari sau dacă nu vrei ca datele să treacă prin serverele n8n.

Merge cu programul meu de facturare din România?

SmartBill, Oblio și FGO au toate API. SmartBill folosește autentificare Basic (user + token); Oblio are API modern cu OAuth2, webhooks native și SDK-uri (PHP/Node); FGO are API documentat plus modul de gestiune stocuri. Toate trei acoperă e-Factura către SPV.

E nevoie de programator?

Pentru fluxul de bază, nu. Pentru transformări complexe de date poți avea nevoie de un nod „Code” cu câteva linii, dar există și alternative fără cod pentru majoritatea cazurilor.

Cum automatizezi facturarea cu n8n, fără cod

Cu n8n poți lega formularul de comandă, programul de facturare (SmartBill, Oblio sau FGO — toate au API) și emailul într-un singur flux automat. Ai nevoie de un cont n8n (cloud de la ~20 EUR/lună sau self-host gratuit pe VPS), acces API la programul de facturare și ~2 ore de configurare. Mai jos ai fluxul, nodurile, costurile și capcanele.

Ce face fluxul

Un client trimite o comandă printr-un formular. Fără ca tu să faci nimic:

n8n primește datele comenzii.
Verifică și normalizează câmpurile (nume, CUI, produse, cantități).
Creează factura în programul tău de facturare prin API.
Dacă modulul e-Factura e activ, XML-ul pleacă automat către SPV ANAF.
Descarcă PDF-ul facturii.
Trimite clientului un email cu factura atașată.
Notează într-o foaie de calcul sau într-un canal de chat că s-a emis.

De ce ai nevoie

Un cont n8n (cloud sau self-host).
Acces API la programul de facturare (cheie/token API, din setările contului).
O sursă de comenzi: un formular (Tally, Typeform, formular propriu) care poate trimite un webhook.
Un cont de email tranzacțional sau acces SMTP.

Programe de facturare din România

Toate trei au API și acoperă e-Factura. Alegerea depinde de volum și de cât de modern vrei să fie API-ul.

SmartBill — API Cloud cu autentificare Basic (user + token). Dacă modulul e-Factura e activ pe cont, trimite automat XML-ul către SPV după emiterea facturii. Preț: de la 5,84 EUR + TVA/lună (30 de facturi).
Oblio — API modern: OAuth2, webhooks native, SDK-uri PHP și Node, limită de 120 de cereri/minut. e-Factura SPV inclusă gratuit pe planul de bază. Preț: ~29 EUR/an, cu facturi, utilizatori și firme nelimitate — cel mai accesibil pentru volum mare sau pentru mai multe firme.
FGO — API documentat, plus un modul de gestiune a stocurilor (NIR, multi-gestiune). e-Factura cu autocorecție și reîncercare automată. Preț: 15–100 lei/lună, în funcție de volum.

Construirea pas cu pas

Nodul 1 — Webhook. Creezi un webhook în n8n și pui adresa lui în setările formularului. Trimiți o comandă de test și verifici că datele ajung.

Nodul 2 — Set / Edit Fields. Mapezi câmpurile din formular pe structura cerută de API-ul de facturare: date client, CUI, linii de produs, scadență. Aici cureți spațiile și formatezi CUI-ul.

Nodul 3 — HTTP Request (creează factura). POST către endpoint-ul de facturi al programului tău. Autentificarea diferă: la SmartBill pui user + token în header-ul de Basic Auth; la Oblio folosești fluxul OAuth2; la FGO, cheia din cont. Corpul cererii e JSON-ul construit la nodul 2 — structura exactă e în documentația fiecărui furnizor.

Nodul 4 — verifică e-Factura. Dacă modulul e activ, SmartBill și Oblio trimit XML-ul la SPV automat după emitere; verifici doar statusul în răspuns. FGO reîncearcă singur în caz de eroare.

Nodul 5 — HTTP Request (ia PDF-ul). Cu ID-ul facturii primit la nodul 3, ceri PDF-ul și îl păstrezi ca fișier binar în n8n.

Nodul 6 — Send Email. Către adresa clientului, cu PDF-ul atașat și un text scurt dintr-un șablon.

Nodul 7 — Google Sheets / Slack. Adaugi un rând sau un mesaj: data, client, număr factură, sumă.

Salvezi și activezi fluxul. Fluxul tipic, pe scurt: webhook de plată → apel API facturare → flag e-Factura activ → XML trimis automat la SPV ANAF.

Cât costă

n8n:

Cloud Starter: ~20–24 EUR/lună (~2.500 de execuții/lună).
Cloud Pro: ~50–60 EUR/lună (~10.000 de execuții/lună).
Self-hosted (Community Edition): gratuit, doar costul VPS-ului (~5–20 EUR/lună), fără limită de execuții.

Prețurile n8n se schimbă des — verifică pe n8n.io/pricing înainte de a te baza pe cifrele de mai sus.

Implementare (dacă plătești pe cineva, nu o faci singur):

Flux n8n simplu (un singur furnizor de facturare, validare de bază): câteva sute – 1.500 EUR.
Integrare custom completă (mai mulți furnizori, reguli complexe, reconcilieri): 2.000–6.000 EUR.

Capcane și verificări

Testează cu date reale de mică valoare înainte de a-l lăsa să ruleze singur. O factură greșită emisă automat e mai greu de corectat decât una neemisă.
Tratează erorile. Adaugă un nod de «error trigger» care te anunță pe chat dacă un pas pică, ca să nu descoperi peste o săptămână că nu s-au emis facturi.
Nu pune date sensibile în loguri. n8n poate reține execuțiile; verifică setarea de retenție.
e-Factura. Confirmă că modulul e activ pe contul tău și că răspunsul API-ului îți spune clar dacă transmiterea la SPV a reușit.
Numerotarea facturilor rămâne responsabilitatea programului de facturare, nu a n8n — nu genera tu numere.

Pentru volume mici, fluxul acesta economisește câteva minute per comandă și elimină greșelile de copiere. Pentru volume mari, merită și un pas de validare umană înainte de trimitere.